OLFIX medger hantering av upp till 99 olika företag. Företag nr 99 är reserverat för testföretaget.
OLFIX levereras med ett ”skarpt” (ordinarie) företag (01) och ett testföretag (99).

Artiklar

Artikeltyp 0 = Tillverkningsartikel som tillverkas mot lager.
Artikeltyp 1 = Tillverkningsartikel som ej tillveraks mot lager.
Artikeltyp 2 = Köpartikel som köps mot lager.
Artikeltyp 3 = Köpartikel som ej köps mot lager.
Grundvärde = 0

Artikelstruktur

Blank = ingår ej i struktur.
B = Bottenartikel.
I = Ingår "mitt" i artikel.
T = Toppartikel.
F = Fantom, ingår "mitt" i artikel, ej fysisk artikel.
Grundvärde = blank.

Till början

Byte av företag.

OLFIX medger enkel hantering av 99 olika företag.
Varje företag har sin egen databas, vilken måste läggas upp av en behörig person.
OLFIX levereras med två företag, olfix, nr 01 och olfixtst, nr 99.

Till början

BOKFÖRING

Efter inmatning av bokföringsår görs kontroll att bokföringsåret är upplagt. sätts automatiskt. Verifikationstext skrivs in av användaren.Radnr sätts automatiskt. Inmatning av Kontonr kan göras på två sätt; klicka på önskat kontonr i Kontoförteckningen eller skriva in kontonr manuellt. Efter inmatning av Kontonr görs kontroll att kontonr finns för aktuellt bokföringsår. D/K skrivs av användaren. D för en debetkontering och K för en kreditkontering. Belopp registreras av användaren. På rad 001 ska verifikatets totalbelopp skrivas.
Om KSTÄLLE fylls i görs kontroll att kostnadstället finns registrerat på aktuellt kontonr och aktuellt bokföringsår. Fältet får lämnas tomt. Om SUBKONTO fylls i ska kontroll göras att subkonto finns registrerat på aktuellt kontonr. Fältet får lämnas tomt. (Ej implementerat)
När man godkännt verifikationsrad så uppdateras Diff. När rad 001 registreras så förs samma belopp in i Diff. För varje påföljande rad som registreras så minskas värdet i Diff med aktuell rads belopp.
Först när Diff är 0:- kan verifikationen godkännas.
Ifall man vill ändra något på det man skrivit in så markera önskat radnr i rutan ”Registrerade verifikationsrader”. Raden flyttas då upp till fälten för inmatning och ändring/redigering kan ske.

Till början

RÄKENSKAPSÅR

Nytt räkenskapsår.

Ange bokföringsår med två tecken. Benämningen anges med räkenskapetsårets omfattning, t ex 2001-01-01 -- 2001-12-31.
Fyll i Startdatum med räkenskapsårets början, t ex 2001-01-01.
Fyll i Slutdatum med datumet för räkenskapsårets sista dag, t ex 2001-12-31.
Som Beskattningsår anges det årtal för vilket räkenskaperna ska beskattas, t ex 2001.
Som Senaste ver.datum anges normalt räkenskapsårets första dag, t ex 2001-01-01.
Såsom Nästa ver.nummer anges vilket verifikationsnummer nästa bokföringsverifikation skall åsättas, normalt anges 1. Fältet uppdateras sedan i samband bedbokföringen.
I fältet Kontoplan anger man efter vilken kontoplan som räkenskaperna/konteringarna är upprättad.

Efter detta är det dags att regstrera alla konton.

Till början

FÖRSÄLJNING

Registrering av kundorder.

OBS! I alla fält du gör en förändring i måste du avsluta med att trycka Enter för att informationen ska följa med till databasen.
När programmet startar hämtas en lista med kunder upp så att man lätt kan hitta en kunds kundnummer. Även fältet Önskad leveranstid fylls i med dagens datum. Också fältet Leveransvecka fylls i med inevarande veckas sista dag enlig utseendet ÅVVD.

Genom att klicka på önskad rad av kunder så matas kundnumret in i fältet Kundnr.

Det går också att skriva in kundnumret direkt ifall man kan det i huvudet. När man tryckt på ”Enter” så hämtas kundens data och fylls i fälten. I fall det inte finns någon särskild leveransadress angiven för kunden så kopieras postadressen till fälten för leveransadress. Samtidigt anges i detta fall 000 in i fältet Leveransplats för att markera att det inte finns någon särskild leveransplats registrerad på kunden. Först kommer det dock upp en varning och meddelar att leveransplats saknas. I detta fall klicka bara på knappen märkt OK.

När detta är klart ställer sig markören i fältet Artikelnr. Fyll i artikelnummer och tryck ”Enter” varvid Benämning fylls i. Acceptera benämningen genom att trycka på ”Enter” eller ändra värdet och avsluta med ”Enter”. Leveransvecka har fyllts i och kan accepteras eller ändras. Sedan är det dags att ange vilket Antal som ska levereras. Värdet i fältet Pris/st är ifyllt. När det accepterats eller ändrats och avslutats med ”Enter” så beräknas Summa och Moms.

Momsen beräknas utifrån den momssats som åsats den produktklass artikeln tillhör. Markören ställer sig på knappen Godkänn rad Ja. När man klickar på knappen så flyttas radens värden ner i det underliggande fältet och alla fält, Radnr, Artikelnr, Benämning, Antal, Pris/st, Summa och Moms, blankas ut och markören ställer sig ånyo i fältet Artikelnr. Fältet Leveransvecka blankas inte ut.

I fall man upptäcker att en tidigare orderrad är felaktig kan den ändras genom att klicka på den i det stora fältet varpå den flyttas upp på raden för radregistrering. När ändringen är klar och godkänd flyttas den tillbaka till det stora fältet.

När man är färdig med radregistreringen får man själv flytta markören till fältet Frakt. Man fyller i beloppet och trycker ”Enter” varpå fältet låses. Fältet Fraktmoms beräknas efter den moms som finns angiven i fältet Moms (under fältet Valuta). Fältet Summa moms är summan av momsen för varje rad och Fraktmoms. Fältet Order Total anger orderns totalbelopp inklusive moms.

OBS! I och med att Frakt accepteras kan ordern inte ändras. Valet står mellan att acceptera ordern, Order klar! eller Avbryt.

Till början

INKÖP

Registrering av inköpsorder.

I alla fält du gör en förändring i måste du avsluta med att trycka Enter för att informationen ska följa med till databasen.
Börja med att markera leverantörsnummer för önskad leverantör i leverantörslistan till höger. Leverantörsnr skrivs in i fältet Leverantörsnr. När du trycker på Enter så hämtas leverantörsdata och skrivs in i respektive fält. Dessutom hämtas ditt eget företags godsmottagningsuppgifter i respektivefält. I fall du önskar kan du ändra dessa uppgifter manuellt. Markören ställer sig sedan i fältet Godsmärke. Fyll i önskad info eller lämna fältet blankt. Det samma gäller fälten Vår referent, Er referens, Direkttfn, Direktfax, Best.typ (beställningstyp), Leveransdatum, Leveransvillkor, Leveranssätt, Betalningsvillkor, Kommentar och Eftertext.
Det finns fyra olika Besttyp:
N=Normalbeställning, D=Direktbeställning, I=Inleveransbest, L=Legobest, A=Avrop. I fälten Leveransvillkor, Leveranssätt, Bertalningsvillkor och Eftertext anges ett nummer som refererar till respektive register. Sedan kommer texten(beskrivningen) att skrivas ut när beställningen skrivs ut (se nedanstående exempel). Markören ställer sig i fältet för Artikelnr. När du fyllt i önskat artikelnummer hämtas Beämning 1 och senaste inköpspris från artikelregistret och skrivs in i fältet Benämning respektive fältet Pris/st. Markören flyttar sig till fältet Lev.vecka. Formatet för leveransvecka är ÅVVD. Lev.vecka betyder att man önskar leverans av orderraden angiven vecka. Initialt anges innevarande vecka.
Ifall önskad leveranstid är kortare än dagens datum + artikelns ledtid så erhålls en varning. I fall veckonr ändras så är det det nya veckonumret som kommer att stå i fältet tills man ändrar på nytt. Efter detta så ställer sig markören i fältet Antal. Fyll i önskat antal, tryck Enter och markören flyttar sig till fältet Pris/st. Acceptera angivet värde genom att trycka Enter eller ändra till önskat värde samt avsluta med att trycka Enter. Summa värde för orderraden skrivs ut i fältet Summa. Dessutom adderas radsumman till ordersumman i fältet Beställning totalt. Knappen Godkänna rad Ja markeras och genom att trycka Enter eller klicka på knappen så är raden registrerad och flyttas ner till det stora blå fältet. Registreringsraden blankas ut, fältet Radnr ökas med 10 och markören ställer sig i fältet Artikelnr. Sedan är det bara att registrera flera orderrader på samma sätt. När man är klar med orderregistreringen så godkänner man ordern genom att klicka på knappen Godkänna beställning OK. Ifall man önskar redigera (ändra) en tidigare orderrad markerar man önskad orderrad, kolumn Radnr, i det stora blå fältet så flyttas orderraden tillbaka för registrering av orderrad. Efter redigering så trycker man Enter så flyttas raden ånyo ner i det stora blåa fältet.

Till början

Exempel på beställning.

Till början

Beställningsstock.

Genom att anroppa LSTINKW erhålls en lista på alla inköpsorderrader som ej är färdiglevererade. Listan innehåller summa per rad samt totalt utestående beställningsvärde.

Till början

Leverantörsreskontra

Registrering av leverantörsfaktura.

Efter det att man fyllt i ett fält och tryckt Enter så flyttar sig markören (cursor) till nästa fält som ska fyllas i eller där inskrivet värde ska accepteras eller ändras. Skriv in leverantörsnummer.
Programmet hämtar leverantörsdata och fyller i fälten Leverantörens organisationsnummer, Leverantörsnamn, Adress, Postnr, Postadress och Land. Dessa fält går inte att ändra. Dessutom fylls fälten för Kundnummer, Registreringsdatum, Betalningsvillkor, Momskod, Valuta, Valutakurs och Kontonr i.
Acceptera angivet Kundnummer eller ändra värdet.Acceptera eller ändra Registreringsdatum.
Fältet Fakturadatum är från början blankt. Ifall man då trycker Enter i detta läge så fylls datum i. Datum blir då lika med registreringsdatum. Även fältet Förfallodatum fylls i med automatik. Förfallodatum räknas fram genom att addera till antalet dagar i betalningsvillkor till fakturadatum.
Fyll i Betalningsvillkor eller acceptera angivet värde. I fall värdet ändras så ändras även förfallodatum. Ändra angivet Förfallodatum eller acceptera genom att trycka Enter. Fyll i OCRnummer. OCRnumret används av bankerna i samband med betalning.
Fakturatext en är en kort beskrivning över vad fakturan gäller. Fakturatexten kan vara maximalt 100 tecken.Bokföringsår ska anges med två bokstäver enligt gällande kontoplan. Nu fylls fältet Verifikationsnr i. Fältet kan inte ändras. Markören flyttar sig till fältet Momskod. När man trycker Enter fylls fältet Moms %. Inte heller fältet Moms% kan ändras. Momskod kan anges med sifrorna 1 – 5. Acceptera eller ändra Valuta. I fall valutan på fakturan inte överensstämmer med angivet värde så ändra valutan enligt fakturan. Valutakursen uppdateras automatiskt. Även valutakursen kan ändras till önskat värde. Värdet ska anges med 1-3 heltalssiffror och 2 decimaler.

I fältet Fakturabelopp anges det belopp som står på fakturan. OBS! I fakturans valuta. Beloppet ska anges med 1- 10 heltalssiffror och 2 decimalsiffror. Avsluta inmatningen genom att trycka Enter. Programmet kommer att räkna ut beloppen för bokföring och fylla i fältet Bokfört belopp.
Bokfört belopp beräknas som Fakturabelopp * Valutakurs.
Angivet kontonr är ett för leverantören föreslaget kontonr. Kontonumret kan ändras till önskat kontonummer. Markören flyttar sig till fältet Bokfört belopp. Genom att trycka Enter accepteras värdet och fälten Momsbelopp och Kreditbelopp fylls i med uträknade värden.
Momsbelopp beräknas som Bokfört belopp * Moms % / 100.
Kreditbelopp beräknas som Bokfört belopp – Momsbelopp.
Skriv in önskat Momskontonr. Acceptera eller ändra fältet Momsbelopp. Skriv in önskat kontonr i fältet Kontonr. Acceptera eller ändra fältet Kreditbelopp.

Knappen OK blir aktiv och genom att klicka på knappen OK accepteras faktura. Leverantörsreskontran uppdateras och fakturan bokförs till huvudboken. Ett meddelande kommer upp på skärmen som talar om att uppdateringen gått bra. Alla fälten blankas ut och nästa leverantörsfaktura kan registreras.
Genom att klicka på knappen Avsluta avbryts transaktionen, ingen uppdatering sker och programmet avslutas.

Till början

Kontoadministration

Nya konton.
Innan nya konton kan läggas upp måste först kontrolleras att önskat bokföringsår finns upplagt. I fall önskat bokföringsår icke finns måste detta läggas upp först.

Till början

Standardleveransplats

Ny standardleveransplats.

För varje leveransadress registreras KundID, Platsnummer, Leveransadress, Postnummer, Postadress samt Land. Ifall land utelämnas registreras ett – (minustecken).

Till början

BEGREPPSFÖRKLARINGAR

Bokföringsår: Tvåställig bokstavskombination som anger vilket bokföringsår som avses.